Tổ chức các buổi chia sẻ chuyên ngành online hoặc offline

Tổ chức sự kiện online là gì?

Tổ chức sự kiện online là việc tổ chức sự kiện trên các nền tảng trực tuyến như: Zoom, Google meet, zalo, facebook, skype,…để kết nối người tham gia. Mọi người không cần phải đến địa điểm nào mới có thể tham dự và tương tác, giờ đây họ có thể trao đổi với nhau qua internet thông qua điện thoại hoặc máy tính một cách dễ dàng.

Sự kiện online bao gồm: sự kiện ra mắt, hội thảo, hội nghị, đào tạo thường niên,…giúp tiết kiệm chi phí đáng kể.

4 mô hình tổ chức sự kiện online hiệu quả nhất hiện nay

Webinar

Là dạng hội thảo trực tuyến thông qua website hoặc các nền tảng trực tuyến như Zoom, Goto webinar. Webinar được ưa chuộng vì sự linh hoạt, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và người tham gia không cần phải di chuyển đến địa điểm cụ thể.

Virtual Event

Đây là dạng sự kiện diễn ra hoàn toàn trên không gian mạng, nơi mọi người tham gia và tương tác quan internet thay vì một địa điểm vật lý. Sự kiện online Vitual Conferences cho phép mọi người thảo luận qua máy tính về một chủ đề nào đó.

Sự kiện ảo bao gồm nhiều hoạt động như: hội nghị trực tuyến, triển lãm, biểu diễn giải trí, hội thảo.

Sự kiện liên kết – Hybrid Event

Sự kiện liên kết là sự kết hợp giữa sự kiện ngoại tuyến và sự kiện trực tuyến. Tức là một phần sự kiện vẫn diễn ra tại một địa điểm vật lý, còn một phần khác sẽ được tổ chức online để mọi người ở xa vẫn có thể tham gia được.

Đây là mô hình vẫn duy trì được sự kiện truyền thống mà vẫn áp dụng được lợi ích của sự kiện ảo.

Sự kiện kết nối (Networking Event)

Sự kiện kết nối là loại sự kiện được thiết kế để người tham gia có cơ thể giao lưu, gặp gỡ, tương tác và xây dựng các mối quan hệ xã hội.

Quy trình tổ chức sự kiện online

1. Lên ý tưởng và mục tiêu

Xác định mục tiêu: Sự kiện nhằm mục đích gì? Quảng bá thương hiệu, ra mắt sản phẩm, hội thảo giáo dục hay tương tác với khách hàng?

Xác định đối tượng mục tiêu: Ai sẽ tham gia sự kiện? Họ cần gì từ sự kiện của bạn?

Chọn loại hình sự kiện: Webinar, hội thảo, workshop, talkshow, livestream, Hybrid Event,…

2. Lập kế hoạch chi tiết

Thời gian và địa điểm trực tuyến: Xác định ngày, giờ và nền tảng tổ chức (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, hoặc các nền tảng chuyên biệt khác).

Ngân sách: Bao gồm chi phí nền tảng, quảng cáo, diễn giả, nội dung, kỹ thuật.

Kịch bản chương trình: Xây dựng chi tiết từng phần của sự kiện: mở đầu, nội dung chính, tương tác, kết thúc.

3. Chọn nền tảng và công nghệ phù hợp

Nền tảng trực tuyến: Đảm bảo phù hợp với số lượng người tham gia và các tính năng cần thiết (chia sẻ màn hình, chat, bình chọn, ghi âm/ghi hình…).

Công cụ hỗ trợ: Sử dụng các công cụ như Canva (thiết kế hình ảnh), Google Forms (đăng ký), Mailchimp (gửi email),…

4. Chuẩn bị nội dung và quảng bá

Thiết kế nội dung hấp dẫn: Bài thuyết trình, video, tài liệu tham khảo.

Chuẩn bị diễn giả: Mời diễn giả có uy tín, lên lịch tập dượt trước.

Quảng bá sự kiện: Sử dụng email marketing, mạng xã hội, website, đối tác truyền thông để mời tham gia.

5. Kiểm tra trước sự kiện

Chạy thử: Thực hiện chạy thử toàn bộ chương trình trên nền tảng để kiểm tra kỹ thuật.

Kiểm tra thiết bị: Camera, micro, ánh sáng, đường truyền Internet ổn định.

Xử lý rủi ro: Lên kế hoạch dự phòng cho các sự cố như mất kết nối, thiết bị trục trặc.

6. Thực hiện sự kiện

Điều phối chương trình: Người dẫn chương trình và đội ngũ kỹ thuật cần phối hợp chặt chẽ.

Tương tác với khán giả: Trả lời câu hỏi, tạo các hoạt động tương tác như bình chọn, mini-game.

Đảm bảo đúng lịch trình: Kiểm soát thời gian chặt chẽ để sự kiện không bị kéo dài quá mức.

7. Đánh giá và tổng kết

Thu thập phản hồi: Gửi khảo sát hoặc hỏi ý kiến người tham gia để đánh giá mức độ hài lòng.

Phân tích hiệu quả: So sánh kết quả với mục tiêu ban đầu, xem xét số lượng người tham gia, tương tác, ROI (lợi tức đầu tư).

Báo cáo tổng kết: Lập báo cáo để rút kinh nghiệm cho các sự kiện sau.

Tổ chức sự kiện offline là gì?

Tổ chức offline là sự kiện được tổ chức trực tiếp, bao gồm các buổi họp mặt hoặc hội tụ giữa các thành viên trong một cộng đồng, tổ chức hoặc đơn vị. Sự kiện này tạo cơ hội cho việc networking và tương tác xã hội trực tiếp, góp phần xây dựng mối quan hệ và chia sẻ kinh nghiệm. Tùy theo mục đích, buổi offline sẽ được tổ chức và điều hướng phù hợp về cách thức, nội dung, và hoạt động khác nhau.